Les charges locatives (ou charges récupérables) sont des dépenses dues par le locataire, mais initialement payées par le propriétaire. Le propriétaire se fait rembourser ces dépenses par le locataire. Selon le type de bail d'habitation (bail mobilité ou non) le paiement des charges, par le locataire au propriétaire, peut se faire soit par le versement de provisions pour charges avec régularisation annuelle, soit par forfait.
Provisions et justificatifs
Les provisions pour charges mensuelles sont fixées sur la base :
- des résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation de charges
- ou, si le logement est situé dans un immeuble en copropriété, du budget prévisionnel.
Régularisation annuelle et justificatifs
Les charges doivent être régularisées au moins 1 fois par an en comparant :
- le total des provisions déjà demandées par le propriétaire au locataire
- avec les dépenses effectives engagées par le propriétaire pendant l'année.
Si les provisions sont supérieures aux dépenses réelles, le propriétaire doit reverser le trop-perçu au locataire. Dans le cas contraire, le propriétaire demande un complément.
Un mois avant la régularisation annuelle, le propriétaire doit communiquer au locataire les informations suivantes :
- Décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur...)
- Mode de répartition entre les locataires si le logement est situé dans un immeuble collectif
- Note d'information sur le mode de calcul lié au chauffage et à la production d'eau chaude
Sur demande du locataire, le propriétaire transmet le récapitulatif des charges du logement, par mail ou par courrier.
Durant les six mois suivant l'envoi du décompte, le propriétaire doit tenir à la disposition du locataire l'ensemble des pièces justificatives.